Autor: Pracownia RODO

Proszę o jednoznaczne stanowisko:

1. czy w przypadku nadesłania przez kandydata dodatkowych danych (niewymaganych Prawem pracy i innymi szczegółowymi Ustawami np. w przypadku podmiotu finansowego uprawniającymi do żądania oświadczenia o niekaralności) konieczne jest załączenie w cv formułki o zgodzie na przetwarzanie tych danych, czy można w ogłoszeniu o naborze poinformować, że przesłanie dodatkowych danych potraktowane będzie jako zgoda na ich przetwarzanie? Formułki, w których potencjalni pracodawcy o dopisanie takiego oświadczenia (Prosimy o dopisanie następującej zgody: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko),  w przeglądanych przez mnie ogłoszeniach,  zaburzają czytelność/przejrzystość klauzul informacyjnych, w których podstawą przetwarzania danych w rekrutacji jest dążenie do zawarcia umowy 6.1.b RODO i taki zakres jakiego potencjalny pracodawca może wymagać w oparciu o przepisy specjalne 6.1.c RODO, a zgoda tylko na kwestie dodatkowe  np.  udział w innych rekrutacjach, dodatkowe niewymagane dane np. wizerunek, hobby, informacje o niepełnosprawności (6.1.a RODO). Kandydat nie wie czy zgoda dotyczy całej rekrutacji (wówczas zgoda byłaby podstawą przetwarzania danych, a nie dążenie do zawarcia umowy i obowiązek podania danych wynikających z przepisów), czy tylko tych danych dodatkowych, a wycofanie zgody czy oznacza wycofanie się z procesu rekrutacji czy tylko uwzględnienia w nim tych dodatkowych danych.
2. jak zrealizować w procesie rekrutacji przepisy dotyczące ochrony małoletnich. Zgodnie z art. 21 Ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem uczniów lub z opieką nad nimi, pracodawca zobowiązany jest do uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestr. W związku z powyższym czy;

-   na etapie rekrutacji należy/można w oparciu o powyższy przepis, pobrać od wszystkich kandydatów  dodatkowe dane niezbędne do zweryfikowania ich w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (a. numer PESEL, b. pierwsze imię; c. nazwisko; d. nazwisko rodowe; e. imię ojca; f. imię matki; g. data urodzenia)

• czy tylko od osoby, wyłonionej w naborze, do zatrudnienia, ale przed zawarciem z nią umowy?

       3. Proszę o stanowisko czy czynność potwierdzająca jaką było zapozowanie do wspólnego zdjęcia pracowników,  jeśli przed jego wykonaniem fotografujący poinformował, że zostanie ono umieszczone na www lub fanpage pracodawcy - spełnia wymóg rozliczalności zgody i art. 81 Ustawy o prawie autorskim?  Czy jedynym sposobem jej zapewnienia będzie forma pisemna? 

       4. Proszę o sprecyzowanie stanowiska UODO - czy za zasadny okres przechowywania danych z procesu rekrutacji można uznać okres 3 lat wynikający z możliwości złożenia przez stronę roszczeń na  dyskryminację podczas zatrudnienia (art. 291 Kodeksu Pracy)